Nuestro Trabajo

Área de Administración

Los procesos administrativos, financieros y contables son factores importantes dentro de la administración del Condominio para una adecuada marcha del inmueble.

A la Junta de Propietarios del Edificio se le hace entrega de un balance al cierre del ejercicio y de un presupuesto de operación, lo que permite administrar eficientemente los recursos del edificio.

Funciones de este Departamento

  • Presupuesto, gastos operacionales del Edificio
  • Control presupuestario normal
  • Cálculo y emisión de gastos según centro de costo
  • Rendición mensual al comité de administración
  • Conciliaciones bancarias
  • Sistemas de Ingresos y Egresos
  • Auditoría externa anual a la gestión de la Administración (a costo de la comunidad)
  • Diseño de fondos de reserva

Área de Mantenimiento

Esta área es la responsable de preservar la calidad del edificio y sus instalaciones, mediante la aplicación de Programas de Mantenimiento Preventivo y de Mantenimiento por Falla a todos los sistemas y equipos, administrando en forma efectiva y profesional cada uno de los contratos.

Funciones de este Departamento

  • Definición de especificaciones
  • Definición de Contratos
  • Establecimiento de programa y horario
  • Definición de materiales y equipos
  • Cotización
  • Negociación y aprovechamiento de poder de negociación
  • Supervisión y control dirigidos a las instalaciones de ascensores, grupo electrógeno, climatización, instalaciones eléctricas y sanitarias, bombas elevadoras de agua, limpieza y otras
  • Revisión anual de las tarifas de los distintos servicios de mantenimiento

Todo esto contribuye a prolongar la vida útil de los equipos del Condominio, y a valorizar significativamente la propiedad, con el consiguiente beneficio para los propietarios.

Área de Recursos Humanos

En Circulo Inmobiliario consideramos que la comunicación es muy importante, por lo tanto, organizamos su enfoque de administración del edificio a través de un único punto de contacto entre nuestra empresa y el Cliente y por los proveedores del servicio, permitiendo un flujo más efectivo y eficiente de la información.

La experiencia de Circulo Inmobiliario en la cuidadosa selección y contratación del personal para las comunidades administradas, le permite realizar una gestión al más alto nivel, siempre en la búsqueda de personas con un perfil definido para el edificio, capaces de afrontar con responsabilidad y precisión las tareas diarias que exige el Condominio y sus instalaciones.

Nuestro sistema de supervisión está basado en un sistema de trabajo en equipo, en donde el personal del Condominio es asesorado por nuestros supervisores, los que mantienen un programa exhaustivo de visitas y fiscalización.

El procesamiento de datos de todo el personal de las comunidades, está a cargo del área contable de Circulo Inmobiliario. De tal forma, se le brinda a cada empleado la información actualizada referente a pago de remuneraciones, leyes sociales e impuestos.

Área de Supervisión y Control de Calidad

Un factor importante dentro de nuestra gestión es la supervisión y control que consiste en inspeccionar el condominio por medio de programas de revisión, con el objeto de apoyar la gestión de los jefes asignados a los distintos edificios. Circulo Inmobiliario propone inspecciones periódicas que ejecutará el ejecutivo encargado con el edificio, solo o en conjunto con el jefe de edificio y los proveedores de servicio. Se propone mensualmente una revisión de la calidad, una inspección detallada semestralmente y una inspección minuciosa cada año. A través de estas inspecciones de calidad, que se ejecutarán con pautas detalladas, se puede detectar la necesidad de mejoramiento y mantenimiento especial del edificio. En consecuencia, Circulo Inmobiliario elaborará planes de mejoramiento y mantenimiento especiales para una evaluación en conjunto con la Junta de Propietarios.

Además, el encargado de cuenta visitará en forma constante el edificio para verificar la operación adecuada y para dar apoyo soluciones al personal que se encuentra permanentemente en el edificio.

Cada seis meses, Circulo inmobiliario evalúa a los proveedores de servicio, al personal y su propia gestión a través de indicadores de gestión previamente establecidos y encuestas entre los usuarios del edificio.

Circulo Inmobiliario gestionará y supervisará reparaciones y obras de mejoramiento y mantenimiento que no sean mejoramientos capitales.

Área de Seguridad

Uno de los objetivos del área de seguridad es el de prever los riesgos que puedan afectar a los usuarios del condominio, como asimismo proteger la integridad del inmueble mediante la aplicación oportuna de procedimientos.

Dentro de sus tareas generales está la administración de los contratos de seguridad referentes a la protección contra incendios, detección y extinción. Sumado a ello también se encuentran el control de acceso, circuito cerrado de televisión y grupo electrógeno.

Además, en esta área se desarrollan los planes de emergencia y evacuación, los cuales una vez aprobados por la Junta de Propietarios, son llevados a la práctica, con la participación de todos los usuarios del inmueble. Se elaboran normas de seguridad mediante las cuales se relacionan los usuarios con la administración del edificio.

Circulo Inmobiliario gestiona una constante capacitación en Seguridad, la que no radica sólo en sistemas inteligentes, sino también en las personas, siendo éstas un factor importante en la búsqueda de eficiencia y seguridad en cada comunidad.

Funciones de este Departamento

  • Reacción de Seguridad
  • Prevención de Riesgos
  • Primeros Auxilios
  • Combate de Incendios
  • Reacción ante sismos, robos, ataques, fallas
  • Manejo de Evacuaciones
  • Coordinación con organismos de seguridad pública (Policía, Bomberos)

Área de Adquisiciones

Esta unidad satisface las necesidades de nuestros clientes relacionadas con la adquisición de materiales y servicios, en forma rápida, oportuna y eficaz, con costos preferenciales. Para ello, Circulo Inmobiliario cuenta con

una base de datos en la que se registran proveedores, materiales y precios para luego compararlos y obtener ventajas considerables.

Circulo Inmobiliario está formando alianzas estratégicas con varios proveedores a escala internacional. Las comunidades pueden aprovechar todos los beneficios de estas alianzas.

La administración de contratos de proveedores está centralizada con el objeto de aprovechar el poder de negociación, obtención un mejor servicio de empresas mantenedores de los sistemas, y otras ventajas comparativas a través de las cuales usted se beneficiará con los servicios otorgados por Circulo Inmobiliario.

Funciones de este Departamento

  • Mantener una base de datos o registro de proveedores, la que habrá sido previamente analizada, seleccionando solo a los proveedores que califican de acuerdo a los estándares acordados
  • Realizar licitaciones de contratos, entregando las bases en las que se especifican las funciones, honorarios, materiales y estándar de servicio, para luego llevar a cabo la formalización del contrato con la empresa adjudicada, tomando todas las garantías necesarias para el eficiente cumplimiento de éste
  • Definición, y control del abastecimiento de servicios, insumos y contratos
  • Dentro de esto, se consideran las necesidades del edificio, a través de una solicitud por los servicios requeridos, indicando la distribución de los materiales
  • Posteriormente, se debe llevar un control de la recepción del pedido completo, para comprobar si se realizaron los servicios en las fechas acordadas
  • Control del pago de facturas a los proveedores
  • CB Richard Ellis propone revisar todos los costos de los servicios anualmente y según este resultado hacer licitaciones para obtener las mejores condiciones y precios del mercado

Área de Comunicación con la Comunidad del Condominio

Circulo Inmobiliario cree que la comunicación bi direccional juega un rol muy importante en la relación entre la Administración y el cliente. Por lo mismo, entregaremos los primeros días de cada mes un informe de la gestión del mes anterior.

Este informe de gestión contiene datos financieros del mes y del año acumulado con relación al presupuesto anual, informaciones sobre el comportamiento de los equipos y respectivas reparaciones, informaciones del área de recursos humanos con evaluación del personal y de los contratistas, propuestas para mejorar el funcionamiento del Condominio y para bajar los costos operacionales e informaciones generales.

Adicionalmente, Circulo Inmobiliario propone reuniones periódicas con la Junta de Propietarios.

Área Financiera

El objetivo de Circulo Inmobiliario es entregar el mejor servicio de la industria.

El manejo financiero de las comunidades toma un rol muy importante para nosotros. Se utiliza los recursos financieros de las comunidades para mejorar el resultado de sus propias operaciones.

Tratamos de manejar las cuentas corrientes con saldos promedios bajos colocando excedentes de saldos en el sistema financiero (en pactos, fondos mutuos de renta fija etc.).